Секреты успешного тайм-менеджмента.
Совсем недавно, 9 и 10 апреля, в московском выставочном комплексе Крокус-Экспо состоялась Вторая Конвенция российских автомобильных дилеров.
Двухдневная программа была достаточно насыщенной: генеральная сессия, круглые столы, семинары Академии РОАД и партнеров Ассоциации и общее подведение итогов.
Следующим после генеральной сессии пунктом программы значился семинар «Эффективное распределение рабочего времени руководителя в дилерском центре». Вел его бизнес-тренер Евгений Горянский.
В прошлом директор автосервиса, а ныне успешный бизнес-консультант, преподаватель программ МВА и автор многочисленных публикаций в СМИ, Евгений не понаслышке знает, чем оборачивается нерациональный расход временного ресурса. Особенно в такой серьезной сфере деятельности, как автомобильный бизнес. Поэтому подготовленный им семинар об эффективном распределении рабочего времени руководителя дилерского центра обещал быть интересным.
«Я все успеваю. Я ничего не успеваю. Я все успею»
Многие люди неправильно истолковывают само понятие «тайм-менеджмент», полагая, что это всего лишь составление списка дел «на сегодня/неделю/месяц/полгода» и героическое претворение всех его пунктов в жизнь. Отсюда три распространненых ошибки тайм-менеджмента:
• Героическая попытка выполнить все, что запланировано, в срок. Любой ценой. И, как следствие, «горение на работе», хроническая усталость, нервные срывы.
• Или наоборот, тщетная попытка занять себя хоть чем-нибудь, если дел немного, и горькие мысли по поводу того, что «мог бы провести день и с большей пользой».
• Или, например, откладывание дел «на потом» в надежде, что и так все успеется. А потом то же недовольство собой и очередная «работа над ошибками».
Другими словами, люди, умные и успешные, раз за разом совершают одну и ту же ошибку: переоценивают или недооценивают собственные возможности, не зная истинных. И поэтому часто тратят свое и чужое время впустую. И, как следствие, упускают моменты, приносящие деньги.
Life management. Долгосрочное планирование
Тем, кто всерьез решился начать новую жизнь, Евгений предложил заполнить вот такую таблицу:
Напоминает расстановку верстовых столбов на длинной дороге. Или дорожную карту. Собственно, так оно и есть. Вечный «день сурка» выжимает как лимон, и задуматься о будущем просто некогда. Но если выкроить на это несколько минут и заполнить предложенную таблицу, то это поможет привести мысли в порядок. Тогда можно вернуться к повседневным делам и ответить самому себе на следующие вопросы:
• Что могу делать я сам?
• что я делаю ненужное?
• кому можно делегировать то, что я делать не должен?
• что я не делаю из того, что должен сделать?
• что я мог бы сделать еще?
• сколько времени я трачу на незапланированные дела?
• кто и почему крадет мое время?
Подобные риторические вопросы задаются самому себе достаточно часто и ответов, как правило, не требуют. Но сейчас, когда есть цель улучшить свой рабочий график, ответить на них все-таки придется. Это один из этапов оптимизации.
Контрольные точки, подробный хронометраж и шаблон рабочего дня
Далее нужно выделить так называемые контрольные точки. Их несколько:
• бизнес-аналитика
• внутренние и внешние коммуникации
• подпись документов
• собрания, совещания
• своевременный приход персонала на рабочие места и своевременный уход с работы
• готовность рабочих мест и готовность персонала к работе
• присутствие на собраниях отделов
• незапланированные визиты в дилерский центр
• обход территории
• индивидуальные разговоры с сотрудниками
• прослушка звонков
• неофициальное общение с клиентами
Теперь собственно хронометраж. Для этого нужно взять блокнот и как можно подробнее записать все, что происходило в течение дня. Указывать все, вплоть до перекуров и ответов на срочные смс, даже если они занимают 5 минут. Казалось бы, мелочь. Что такое 5 минут? Тут-то и маскируется ловушка. Несколько таких незамеченных пятиминуток – и вот уже получаса как ни бывало. А это уже значительная потеря.
Записи ведутся в течение двух недель минимум. Потом уже составляются шаблоны рабочего дня с опорой на собранный материал, причем один из главных пунктов шаблона – фиксированное время ухода с работы. Таких шаблонов должно быть пять: с понедельника по пятницу.
И только затем можно распланировать «текучку»: совещания, подпись документов, инспекцию ремонтных мастерских и шоу-рума, неофициальное общение с подчиненными и т. д. И далее следовать этому плану, не нарушая контракта с самим собой. По необходимости вносить в шаблон поправки. И ни в коем случае не брать «работу на дом» в выходные, а забыть о ней до понедельника.
Затем на очереди детальный анализ хронометража: что можно сделать самому, а что можно и нужно поручить подчиненным.
Казалось бы, невероятно. Людей превращают в роботов со встроенным таймером. Но это только вначале. Потом такой образ жизни становится привычным, оптимизация всех рутинных дел идет сама собой. И не тратится впустую главный ресурс – время. Проверено практикой.
